Pořádání konference je poněkud nevděčný úkol. Na bedrech organizátora leží mnohem více než „jen“ vymýšlení atraktivního tématu. Musí se držet určitých pravidel, zajistit vysoký standard místa konání, postarat se o technické zázemí, a navíc se vypořádat s omezeným rozpočtem. Bez předchozích zkušeností je snadné udělat chybu, která by mohla zbytečně narušit průběh jinak velmi povedené akce. Na co byste si měli dát pozor vy?
Nalijte si čistého vína. Má konference smysl?
Než se pustíte do práce, položte si jednoduchou otázku. Opravdu se vám uspořádání konference vyplatí? Nezapomeňte, že vás bude stát spoustu úsilí, času a peněz, a proto je na místě objektivně posoudit, zde se vám nevyplatí jiné aktivity.
Zatímco některá témata k uspořádání konference přímo vybízí, jiná nestojí ani za řeč, natož aby se projednávala na akcích tohoto druhu. Podstatné je, aby účastníci získali zajímavé a přínosné informace – pokud možno srozumitelnou formou.
Místo konání vybírejte opatrně
Vhodně zvolený pronájem prostorů pro konferenci je jedním ze základních aspektů (ne)úspěchu. Účastníci předpokládají, že se nebudou muset trmácet „na kraj světa“, ale také to, že jim účast na akci organizátor maximálně zpříjemní.
Kde tedy konferenci uspořádat? Pokud se nejedná o akci lokálního charakteru, najděte si sál k pronájmu v Praze. Dejte si pozor na dostatečnou kapacitu a úroveň služeb. Než prostory rezervujete, vyhledejte si recenze a zeptejte se personálu, jak řeší catering, a zda si musíte zajistit vlastní audiovizuální techniku.
Kdy konferenci uspořádat aneb když rozhoduje čas
V případě konference k aktuálnímu tématu není důvod termín konání posouvat. Čím dříve ji uspořádáte, tím lépe pro vás. Obecně však není dobrý nápad pořádat akci o víkendu. A podle odborníků nemají účastnící v lásce ani pondělí ráno a páteční odpoledne. Vyjděte jim vstříc a nabídněte datum, které bude ostatním vyhovovat. Nepřipravíte se tak o účast.
